Wprowadzenie

Microsoft zdecydował się na gruntowną zmianę podejścia do swojej aplikacji pocztowej Outlook. Nowy Outlook dla Windows – nazywany też “One Outlook” lub po prostu “Outlook (nowy)” – stopniowo zastępuje klasyczną wersję programu Outlook znaną z pakietu Office. Ta zmiana budzi wiele pytań i obaw, zwłaszcza wśród użytkowników profesjonalnych oraz osób niewidomych i słabowidzących. W poniższym, z konieczności niestety długim artykule przedstawiamy kluczowe fakty o przejściu na nowy Outlook: harmonogram wprowadzania zmian, różnice w funkcjonalności, problemy z dostępnością i wydajnością, a także porady, jak przygotować się na tę zmianę lub – na razie – jej unikać.

Harmonogram przejścia na nowy Outlook

Nowy Outlook dla Windows jest już dostępny od jakiegoś czasu, lecz dotychczas był opcjonalny. Microsoft udostępnił go jako wersję preview w 2022–2023, a z dniem 1 sierpnia 2024 osiągnął on status General Availability (GA), czyli oficjalnej, gotowej wersji. Od tego momentu rozpoczął się kilkuetapowy proces migracji:

• Etap 1 – “Opt-in” (dobrowolne włączenie): W klasycznym Outlooku pojawił się przełącznik „Try the new Outlook / Wypróbuj nowy Outlook” umożliwiający uruchomienie nowej wersji. Domyślnie pozostawała włączona wersja klasyczna, a użytkownik sam decydował, czy i kiedy przełączyć się na nowy interfejs. Obie wersje mogły działać równolegle, co pozwalało na testowanie bez utraty dostępu do funkcji klasycznych. Na tym etapie (w 2024 r.) Microsoft zbierał opinie i uzupełniał brakujące funkcje przed szerszym wdrożeniem.
• Etap 2 – “Opt-out” (domyślnie nowy, z możliwością wyłączenia): W kolejnym etapie nowy Outlook staje się domyślną aplikacją, a użytkownik musi świadomie zrezygnować, by wrócić do klasycznego interfejsu. Ten etap rozpoczął się dla pierwszych grup użytkowników na początku 2025 roku. Od stycznia 2025 nowy Outlook jest włączany domyślnie u subskrybentów Microsoft 365 Business Standard i Business Premium – czyli w małych i średnich firmach – choć nadal istnieje opcja powrotu do klasyka. Również użytkownicy kont Outlook.com/Hotmail (osobistych) zaczęli być automatycznie przełączani od października 2024. Edukacyjni użytkownicy (plany A dla szkół) mają zostać objęci tym etapem w styczniu 2026. Dla dużych firm Enterprise (plany E) faza opt-out zaplanowana jest od kwietnia 2026. W tym okresie wciąż można powrócić do klasycznego Outlooka (przełącznikiem lub ustawieniem), ale nowe instalacje i aktualizacje będą preferować nową aplikację.
• Etap 3 – “Cutover” (całkowite przełączenie): To finalny etap, w którym klasyczny Outlook zostanie całkowicie zastąpiony nowym. Po wejściu w tę fazę nie będzie już możliwości powrotu do starej wersji – przy próbie uruchomienia klasycznego klienta i tak zostanie otwarty nowy Outlook. Według zapowiedzi Microsoftu, etap cutover nastąpi dopiero po upływie co najmniej 12 miesięcy od etapu opt-out dla danej grupy klientów. Szacuje się, że dla klientów korporacyjnych może to być w okolicach 2027–2028 roku (w zależności od przebiegu fazy opt-out), ponieważ firma deklaruje utrzymanie wsparcia dla klasycznego Outlooka co najmniej do 2029 roku. Data 2029 wynika m.in. z faktu, że najnowsza wersja pakietu Office o wieczystej licencji (Office 2024 LTSC) zawiera klasycznego Outlooka i ma standardowe 5-letnie wsparcie techniczne. Do 2029 r. użytkownicy posiadający klasycznego Outlooka (czy to z subskrypcji, czy z licencji wieczystej) będą otrzymywać aktualizacje bezpieczeństwa i możliwość korzystania z programu, ale po tej dacie planowane jest pełne przejście na nową aplikację. Kolejna wersja pakietu Office (po 2029 r.) prawdopodobnie nie będzie już zawierać starego klienta Outlook.

W praktyce oznacza to, że posiadacze subskrypcji Microsoft 365 (Office 365) zostaną prędzej czy później zmuszeni do migracji na nowy interfejs. Użytkownicy domowi i małe firmy od początku 2025 r. mogą już zauważyć wymuszone przełączenia (chyba że świadomie je zablokują), większe organizacje mają nieco więcej czasu na przygotowania. Warto podkreślić, że posiadacze starszych, “dożywotnich” wydań pakietu Office (np. Office 2019, 2021 czy 2024 LTSC) nie będą automatycznie migrowani – tam klasyczny Outlook pozostanie bez zmian, ograniczeniem jest jedynie koniec wsparcia tej wersji w przyszłości. Natomiast nowe komputery z Windows 11 (od wersji 23H2) są już fabrycznie wyposażone w aplikację nowy Outlook (zamiast domyślnej Poczty), a na Windows 10 nowy Outlook został dostarczony poprzez aktualizacje systemowe na początku 2025 roku.

 

Kluczowe daty (dla subskrypcji Microsoft 365 na Windows/Mac):

• Sierpień 2024 – nowy Outlook wychodzi z fazy preview (wersja oficjalna, ale jeszcze niewymuszana).
• Październik 2024 – początek automatycznego przenoszenia użytkowników kont Microsoft (Outlook.com) na nowy Outlook.
• Styczeń 2025 – nowy Outlook domyślnie włączony u użytkowników Microsoft 365 Business Standard/Premium (SMB); możliwość rezygnacji (opt-out) jeszcze dostępna.
• Luty 2025 – nowy Outlook instalowany wszystkim użytkownikom Windows 10/11 poprzez Windows Update (nawet jeśli nie włączony, pojawia się w systemie jako aplikacja).
• Styczeń 2026 – planowane domyślne włączenie nowego Outlooka (opt-out) w środowiskach edukacyjnych (Microsoft 365 EDU).
• Kwiecień 2026 – początek fazy opt-out dla klientów Enterprise (Microsoft 365 E). Nowy Outlook będzie domyślnym klientem w dużych organizacjach, choć administratorzy nadal będą mogli wymusić klasyczny interfejs przez pewien czas.
• Po 2026 – ogłoszenie daty pełnej migracji (cutover) – nie wcześniej niż w 2027 r. – po upływie wymaganych 12 miesięcy od etapu opt-out. Użytkownicy otrzymają z rocznym wyprzedzeniem informację o ostatecznym wyłączeniu klasycznej wersji.
• “Co najmniej do 2029” – do tego czasu klasyczny Outlook w istniejących instalacjach będzie działać i utrzymane zostanie wsparcie  (szczególnie w ramach pakietów Office z licencją wieczystą). Po 2029 roku wsparcie dla starego klienta może zostać całkowicie zakończone.

Dlaczego Microsoft wprowadza nowy Outlook?

Motywacje Microsoftu stojące za “nowym Outlookiem” są zrozumiałe z punktu widzenia producenta, choć niekoniecznie od razu przekonują użytkowników. Oto najważniejsze powody tej zmiany podawane przez firmę i obserwatorów rynku:

• Unifikacja platform: Do tej pory Outlook występował w wielu odmianach – klasyczna aplikacja Windows (Win32) różniła się od wersji na Mac, od wersji webowej (Outlook Web App/Outlook.com), nie wspominając o uproszczonych aplikacjach mobilnych. Każda z tych wersji miała inny kod, inną funkcjonalność. Nowy Outlook to próba stworzenia jednolitej aplikacji pocztowej działającej podobnie na wszystkich urządzeniach. W praktyce nowy klient Outlook dla Windows to tak naprawdę webowa wersja Outlooka opakowana w aplikację desktopową (PWA/Electron). Dla Microsoftu oznacza to łatwiejsze rozwijanie funkcji – aktualizacje i nowe możliwości mogą być wdrażane jednocześnie na platformach, zamiast utrzymywać równolegle kilka różnych programów. Firma podkreśla, że nowa architektura pozwoli szybciej dostarczać poprawki błędów i usprawnienia użytkownikom.
• Nowoczesny interfejs i integracja z usługami Microsoft 365: Nowy Outlook otrzymał odświeżony, uproszczony wygląd, spójny z wersją przeglądarkową. Menu wstążki zostało zredukowane, wiele mniej używanych opcji ukryto, a interfejs postawiono na prostocie i czytelności. Aplikacja posiada boczny panel integracyjny – szybki dostęp do innych aplikacji Microsoft 365 (To Do, OneDrive, Word/Excel online, Teams itp.). Pojawiły się też funkcje znane wcześniej głównie z wersji webowej lub mobilnej, np. przypinanie wiadomości u góry skrzynki, odkładanie (snooze) wiadomości na później, planowanie wysyłki maila o określonej godzinie czy komponenty Loop umożliwiające współpracę w czasie rzeczywistym w obrębie wiadomości. Microsoft promuje także integrację z Microsoft 365 Copilot – nowy Outlook pozwala na korzystanie z asystenta opartego na AI bezpośrednio z poziomu aplikacji (ta funkcja pojawiła się w nowym Outlooku w kwietniu 2024). Dla zwykłych użytkowników nowy interfejs może wydawać się przyjemniejszy dla oka, mniej przeładowany elementami – Microsoft liczy, że uproszczenie doświadczenia pomoże osobom przytłoczonym klasycznym, przepełnionym funkcjami Outlookiem.
• Ujednolicenie przechowywania ustawień i danych w chmurze: Nowy Outlook wprowadza model, w którym konta e-mail i preferencje użytkownika są przechowywane w chmurze Microsoftu, a nie lokalnie na PC. Dzięki temu po zalogowaniu się na dowolnym urządzeniu z Outlookiem (nawet świeżo zainstalowanym) można od razu uzyskać dostęp do skonfigurowanych wcześniej kont pocztowych, podpisów, motywów itp. W klasycznym Outlooku profil użytkownika i konfiguracja kont były przechowywane lokalnie (w profilu Windows), co utrudniało szybkie odtworzenie środowiska na innym urządzeniu. Nowy model cloud settings upraszcza ten proces – ustawienia “podążają” za użytkownikiem. To również jeden z powodów, dla których kończy się era plików PST przechowujących lokalnie archiwa poczty – Microsoft odchodzi od lokalnego magazynowania danych na rzecz chmury.
• Koniec z kilkoma aplikacjami pocztowymi: Microsoft utrzymywał dotąd dwa różne klienty poczty na Windows – rozbudowanego Outlooka oraz prostą aplikację Poczta i Kalendarz (wbudowaną w Windows 10/11). Ta druga aplikacja, choć początkowo mocno ograniczona, zyskała z czasem pewne grono użytkowników ceniących prostotę. Microsoft zdecydował jednak o zakończeniu jej rozwoju z końcem 2024 roku, zmuszając nawet jej użytkowników do przesiadki na nowy Outlook. W efekcie nowy Outlook ma obsługiwać zarówno zaawansowane scenariusze biznesowe, jak i potrzeby zwykłych użytkowników, którzy dotąd korzystali z prostszych narzędzi. Ujednolicenie pozwala firmie skupić wysiłki na jednej aplikacji zamiast rozwijać dwie równoległe.

Podsumowując, z perspektywy Microsoftu nowy Outlook to krok ku nowoczesności, spójności ekosystemu i łatwiejszemu zarządzaniu aplikacją na różnych platformach. Jednakże ta transformacja pociąga za sobą wiele ustępstw i kompromisów, które budzą uzasadniony niepokój użytkowników – zwłaszcza tych, którzy wykorzystywali bogatą funkcjonalność klasycznego Outlooka lub potrzebują wysokiej dostępności aplikacji dla technologii asystujących.

Problemy z dostępnością dla niewidomych i słabowidzących

Kwestia dostępności (accessibility) nowego Outlooka jest szczególnie ważna dla niewidomych i niedowidzących użytkowników, którzy polegają na czytnikach ekranu (NVDA, JAWS itp.) lub powiększeniu ekranu. Klasyczny Outlook przez lata dorobił się wielu usprawnień pod kątem współpracy z technologiami asystującymi – miał przewidywalny, bogaty w skróty klawiszowe interfejs, z którego osoby niewidome potrafiły bardzo sprawnie korzystać. Przejście na nowy Outlook oznacza istotną zmianę w tej materii, ponieważ nowy interfejs oparty o technologie webowe rządzi się innymi prawami niż tradycyjne okienkowe UI.

 

W nowym Outlooku elementy interfejsu (lista wiadomości, okienko podglądu, lista folderów itp.) są renderowane podobnie jak na stronie internetowej. Dla czytników ekranu oznacza to konieczność nawigowania po strukturze strony internetowej osadzonej w aplikacji. Na początku testów nowego klienta wiele osób zgłaszało poważne trudności – wczesna wersja była wręcz określana jako “koszmar dostępności” dla czytników ekranu. Trzeba było wykonywać mnóstwo dodatkowych czynności, by np. dostać się z listy maili do treści wiadomości, program czytał zbędne elementy nawigacyjne, a wydajność była niska przy dużej liczbie elementów na liście.

 

Microsoft zapewnia, że wsłuchuje się w opinie społeczności użytkowników niepełnosprawnych i sukcesywnie poprawia dostępność nowego Outlooka. Już w 2023 i 2024 roku wprowadzono dziesiątki poprawek w nawigacji klawiaturą i współpracy z czytnikami ekranu, aby zbliżyć doświadczenie do tego z klasycznej aplikacji. Na przykład dodano obsługę znanych skrótów: sam klawisz F6 przełącza focus między głównymi regionami okna (lista folderów, lista wiadomości, okienko odczytu, pasek narzędzi) – to ważne dla niewidomych, aby szybko przeskakiwać między obszarami bez konieczności “tabowania” przez każdy element. Usprawniono działanie klawisza Tab w okienku podglądu – obecnie pomija on nadmiarowe elementy (linki, przyciski) i pozwala skokowo przechodzić między sekcjami treści. Dodano brakujące wcześniej skróty znane z klasycznego Outlooka, np. Ctrl+Y do szybkiego wybierania folderów czy sam klawisz Alt wywołujący podpowiedzi klawiszowe w menu (tzw. key tips), aby osoby przyzwyczajone do klasycznej wstążki mogły łatwiej odnaleźć opcje. Co więcej, zadbano o lepsze zachowanie fokusu – np. po otwarciu wiadomości od razu fokus jest przenoszony na treść maila i czytnik zaczyna ją automatycznie czytać (JAWS/NVDA od razu odczytują zawartość). Poprawiono też, by po uruchomieniu aplikacji lub wyszukiwaniu fokus automatycznie trafiał na pierwszą wiadomość na liście (by nie musieć dodatkowo go przenosić).

 

Mimo tych poprawek, nadal zaleca się użytkownikom czytników ekranu wprowadzenie pewnych ustawień dla lepszej pracy z nowym Outlookiem. Microsoft sugeruje np. wyłączenie okienka podglądu oraz ustawienie widoku konwersacji na “pokaż oddzielnie każdą wiadomość”, aby uprościć nawigację po liście maili. Te wskazówki świadczą o tym, że domyślne ustawienia niekoniecznie są optymalne dla osób niewidomych – dodatkowa warstwa interfejsu webowego powoduje, że lepiej unikać niektórych funkcji (wspólnego wątku konwersacji czy jednoczesnego podglądu treści), bo utrudniają one pracę z czytnikiem. To w naszym odczuciu ograniczenie, ponieważ grupowanie wiadomości wg konwersacji często skraca przecież czas na przeglądaniu list dyskusyjnych, co nadal jest popularną formą komunikacji grupowej w formie tekstowej wśród niewidomych nie tylko w Polsce ale i na świecie. Dla porównania, w klasycznym Outlooku wiele osób niewidomych korzystało z układu z wyłączonym podglądem i sortowaniem według daty, więc pod tym względem nowy klient może działać podobnie – o ile użytkownik dostosuje ustawienia.

 

Osoby słabowidzące (niedowidzące) również odczują zmiany. Nowy interfejs jest “czystszy”, co może być zaletą – większe odstępy, czytelniejsze czcionki i tryb ciemny dostępny natywnie od razu po instalacji to zmiany na plus. Wprowadzono także funkcje takie jak Immersive Reader (Czytnik immersyjny) – dostępny w nowym Outlooku lektor, który może na głos odczytać treść maila i umożliwia zmianę odstępów między wierszami, kolorów tła i rozmiaru czcionki dla lepszej czytelności, więc tutaj punkt dla użytkowników korzystających ze wzroku. Dla osób słabowidzących to cenna funkcja wspierająca czytanie, wcześniej obecna w Outlook Web App i w Wordzie, a teraz zintegrowana z klientem pocztowym. Ponadto nowy Outlook ma wbudowaną funkcję Dyktowania, pozwalającą dyktować treść maila zamiast pisać – co może pomóc osobom, którym trudność sprawia pisanie na klawiaturze (choć ta funkcja była dostępna także w klasycznym Outlooku w ramach usługi Office Dictation). Nie zabrakło również Narzędzia sprawdzania dostępności (Accessibility Checker) – umożliwia ono przetestowanie, czy tworzone przez nas wiadomości są dostępne dla osób niepełnosprawnych (np. czy dodaliśmy tekst alternatywny do obrazków w mailu).

 

Pomimo wysiłków Microsoftu, wielu doświadczonych niewidomych użytkowników Outlooka obawia się spadku efektywności pracy po przejściu na nowy interfejs. Nawigacja klawiaturą w aplikacji webowej bywa mniej wydajna niż w natywnym okienkowym UI – np. przechodzenie przez listę 100 tysięcy wiadomości może być wolniejsze, jeśli program dynamicznie dociąga elementy listy z serwera, zamiast operować na lokalnej bazie danych. Część użytkowników zauważa też, że operacje, które kiedyś wykonywali jednym skrótem, teraz wymagają więcej kliknięć lub interakcji (bo np. pewne funkcje są ukryte w menu kontekstowym lub w ogóle ich brak). Dodatkowy niepokój wzbudza fakt, że nowy Outlook do pełnego działania wymaga stałego dostępu do Internetu – o czym szerzej poniżej – co dla niewidomych może oznaczać np. utrudniony dostęp do poczty w terenie (gdy nie ma sieci), a tym samym ograniczenie autonomii.

 

Trzeba jednak dodać, że Microsoft nie “zapomniał” o użytkownikach niepełnosprawnych przy projektowaniu nowej aplikacji – firma prowadzi Accessibility User Testing i współpracuje z dostawcami czytników ekranu (Freedom Scientific od JAWS, NV Access od NVDA, a także rozwija własnego Narratora) w celu zapewnienia zgodności. W oficjalnym komunikacie podkreślono, że dalsze usprawnienia są w drodze – w planach było m.in. pełne wsparcie automatycznego czytania treści maila przez Narratora (tak jak dodano dla JAWS/NVDA), poprawa nawigacji w kalendarzu (przemieszczanie się po siatce kalendarza strzałkami) oraz ulepszenie obsługi lupy i motywów kontrastowych. Można zatem liczyć, że przed ostatecznym wymuszeniem migracji wiele z braków dostępności zostanie zniwelowanych. Niemniej okres przejściowy będzie wymagający – zaawansowani użytkownicy będą musieli nauczyć się nieco innego sposobu pracy z programem pocztowym, a ich wypracowane przez lata nawyki mogą wymagać korekty.

Utrata czy zmiana funkcjonalności – co zniknęło, co działa inaczej?

Jednym z głównych zarzutów adresowanych w kierunku  nowego Outlooka jest to, że nie oferuje on jeszcze pełnej parytetu funkcji w stosunku do klasycznego klienta. Wprowadzenie uproszczonej, zunifikowanej aplikacji wiązało się z koniecznością porzucenia pewnych rozwiązań technicznych (zwłaszcza tych zakorzenionych głęboko w Windows) i zastąpienia ich modelami opartymi na chmurze. Dla użytkowników oznacza to, że niektóre zaawansowane możliwości klasycznego Outlooka zostały usunięte lub zmienione. Poniżej kluczowe różnice:

• Brak obsługi dodatków COM/VBA: Klasyczny Outlook pozwalał instalować wtyczki COM (np. integracje z innymi programami) oraz używać makr i skryptów VBA do automatyzacji zadań. Nowy Outlook całkowicie zrywa wsparcie dla COM i VBA – działa wyłącznie z nowoczesnymi dodatkami webowymi (Office Add-ins) opartymi o HTML/JavaScript. Dobrym przykładem jest tutaj wtyczka programu Finereader, chociaż podejrzewamy, że niezbyt często ją wykorzystywano. Innym są wtyczki np. programów antywirusowych, zabezpieczających i filtrujących spam, szczególnie w folderach lokalnych, a to już poważniejszy problem do obejścia. Oznacza to, że jeżeli firma lub użytkownik indywidualny korzystał z jakiegoś dodatku Outlooka (np. plugina do systemu ERP/CRM, własnych makr do eksportu danych, integracji z aplikacjami firmowymi itp.), w nowym kliencie one nie będą działać. Microsoft zachęca dostawców do tworzenia odpowiedników web-addin, ale obecnie ich możliwości są ograniczone. Automatyzacja Outlooka poprzez język VBA czy skrypty PowerShell/MAPI również przestaje być możliwa – nowy Outlook nie udostępnia tych interfejsów. Dla zaawansowanych użytkowników i działów IT jest to olbrzymia zmiana: wiele wyspecjalizowanych rozwiązań zbudowanych przez lata na Outlooku (np. aplikacje MS Access wysyłające maile przez Outlook COM, niestandardowe formularze, skrypty obsługujące skrzynkę) przestanie działać. Na razie nie istnieje pełnoprawne obejście – Microsoft oferuje tylko nowy model Event Scripts (skrypty uruchamiane po stronie serwera Exchange Online) i API Graph/REST do obsługi poczty, co jednak nie pokrywa wszystkich zastosowań. W praktyce firmy, które polegały na integracjach z Outlookiem, muszą szukać alternatyw lub liczyć, że do 2029 r. Microsoft przedstawi nowe rozwiązania (zespół MS Access i Office Developer ponoć pracuje nad ułatwieniami migracji, ale szczegóły nie są znane).
• Koniec z profilami i konfiguracją w Panelu Sterowania: Klasyczny Outlook używał mechanizmu profili pocztowych (konfiguracja dostępna w Panelu sterowania Windows -> Poczta). Pozwalało to m.in. tworzyć wiele niezależnych konfiguracji kont (np. profil służbowy i prywatny) i łatwo się między nimi przełączać, a także resetować profil w razie problemów. Nowy Outlook nie korzysta z profili systemowych – konfiguracja kont jest przypisana do konta Microsoft 365 i przechowywana w chmurze. Użytkownik nie ma już prostego narzędzia do zarządzania profilami, bo nie są one potrzebne (przynajmniej w założeniu). Dla większości osób to zmiana neutralna, ale administratorzy stracili pewne możliwości diagnostyczne.
• Obsługiwane typy kont: Klasyczny Outlook umożliwiał podłączenie praktycznie dowolnego konta e-mail za pomocą protokołów POP3/IMAP, kont Exchange (w tym Exchange Online/Office 365 oraz Exchange on-permises), a także kont EAS (Exchange ActiveSync dla Outlook.com) itp. Nowy Outlook początkowo obsługiwał tylko konta Microsoft 365/Exchange Online oraz Outlook.com. W trakcie testów dodano wsparcie dla Google Gmail (i kalendarza Google) oraz dla kont iCloud. Na szczęście w maju 2024 przywrócono ogólną obsługę kont POP/IMAP – można już dodać inne skrzynki spoza ekosystemu Microsoftu. Nadal jednak brak wsparcia dla serwerów Exchange on-premises (lokalnych) – jeśli Twoja firma używa własnego serwera Exchange, nowy Outlook się z nim nie połączy. Microsoft sugeruje w takich wypadkach przejście do chmury lub korzystanie do 2029 r. z klasycznego klienta (istnieją spekulacje, że wsparcie dla Exchange on-prem może zostać dodane później, lecz żadnych gwarancji brak). Co istotne, architektura nowego Outlooka sprawia, że nawet dodane konta IMAP mogą być obsługiwane pośrednio – np. w przypadku Gmaila czy Yahoo nowy Outlook korzysta z tokenów OAuth i łączy się poprzez usługę w chmurze Microsoft, zamiast komunikować się bezpośrednio z serwerem IMAP danego dostawcy. Dla użytkownika jest to w miarę transparentne (po prostu dodaje konto i działa), ale rodzi pytania o prywatność i zależność od serwerów Microsoftu przy obsłudze poczty spoza Outlook.com.
• Pliki danych OST/PST i tryb offline: Jedną z największych zmian jest odejście od lokalnych plików danych Outlooka. Klasyczny Outlook przechowywał pobrane wiadomości w plikach OST (dla kont Exchange/IMAP w trybie buforowanym) lub PST (dla kont POP3 oraz dla archiwów osobistych). Dzięki temu możliwa była praca offline – użytkownik mógł przeglądać całą swoją pocztę, nawet wiele lat wstecz, bez połączenia z Internetem, a zmiany synchronizowały się później. Nowy Outlook na starcie w ogóle nie korzystał z lokalnego magazynu – działał wyłącznie online, jak typowa aplikacja webmail. To spotkało się z krytyką, zwłaszcza ze strony użytkowników z wolnymi łączami lub potrzebujących dostępu do poczty w trybie offline. Microsoft częściowo się wycofał: obecnie nowy Outlook posiada ograniczoną funkcję buforowania poczty (offline). Można w ustawieniach wybrać zakres czasowy, z jakiego wiadomości mają być przechowywane lokalnie. Domyślnie jest to 7 dni, a maksymalnie można ustawić 180 dni (pół roku). W praktyce więc Outlook pobierze najnowsze pół roku korespondencji, co pozwoli przeglądać ostatnie wiadomości bez internetu, ale starsze maile będą widoczne tylko po połączeniu z siecią (wówczas są dynamicznie doładowywane z serwera). W porównaniu z klasycznym trybem Cached Exchange Mode (gdzie można było ustawić np. 1 rok, 5 lat albo wszystkie elementy do synchronizacji) jest to ograniczenie. Osoby, które mają bardzo rozbudowane archiwa maili (sięgające dekad wstecz), mogą odczuć dyskomfort – w nowym Outlooku ich stare maile “znikną”, dopóki nie zrobią wyszukiwania online lub nie wejdą na serwerową archiwalną skrzynkę. Pliki PST z kolei służyły wielu użytkownikom do archiwizacji maili lokalnie (np. eksportując stare wiadomości do pliku PST celem zmniejszenia rozmiaru skrzynki na serwerze). Pierwotnie Microsoft zamierzał całkowicie porzucić PST – nowy Outlook nie miał umożliwiać ani otwierania, ani tworzenia plików PST. Jednak nacisk klientów biznesowych sprawił, że od listopada 2024 wprowadzono podstawową obsługę PST – tylko do odczytu. Innymi słowy, nowy Outlook potrafi teraz przyłączyć istniejący plik PST i wyświetlić znajdujące się w nim maile, ale nadal nie można do PST zapisywać nowych danych (brak eksportu ani ręcznego archiwizowania do PST). Microsoft zapowiada dalsze rozszerzenie wsparcia PST, ale nie wiadomo, czy oznacza to pełną dwukierunkową obsługę w przyszłości. Możliwe, że firma wolałaby, aby użytkownicy korzystali raczej z online archiwum na serwerze (Online Archive w Exchange Online) zamiast lokalnych plików, ze względów bezpieczeństwa i łatwości dostępu z różnych urządzeń. W każdym razie, “koniec PST” w Outlooku jest wyraźnym sygnałem zmiany filozofii: odchodzimy od lokalnych plików na rzecz trzymania wszystkiego w chmurze Exchange. To samo dotyczy elementów Offline Storage (OST) – nowy Outlook co prawda tworzy lokalną kopię ostatnich e-maili, ale jest ona zarządzana automatycznie i niewidoczna dla użytkownika (brak pliku .ost, który można samemu skopiować czy przenieść). Dla większości użytkowników domowych zmiana ta może nie być odczuwalna, ale w środowiskach profesjonalnych, gdzie praktykowano regularne eksporty do PST czy pracę na wielu plikach danych, konieczne będzie dostosowanie procedur.
• Reguły pocztowe i zaawansowane opcje: Nowy Outlook obsługuje podstawowe reguły wiadomości (przenoszenie, kategoryzacja itp.), które są zsynchronizowane z regułami serwerowymi Exchange. Brakuje jednak części akcji znanych z klasycznego Outlooka. W klasycznym kliencie istniały opcje tworzenia reguł z akcjami takimi jak “uruchom skrypt/makro”, “odtwórz dźwięk”, “wyświetl alert na pulpicie”, “odpowiedz przy użyciu szablonu (OFT)”, “oznacz flagą” itp. – wiele z nich nie jest dostępnych w nowym Outlooku. Jest to bezpośredni skutek braku mechanizmów lokalnych (makr, integracji z OS). Nowy klient ogranicza się do tego, co potrafi serwer Exchange/Outlook.com w swoich regułach (a ten zestaw jest uboższy). Szablony wiadomości (dotychczas pliki .OFT) również nie są natywnie obsługiwane – nowy Outlook pozwala zapisać mail jako szkic lub użyć funkcji “Text Predictions”, ale klasycznych szablonów otwieranych z plików brak. Co więcej, dopiero we wrześniu 2023 dodano obsługę plików ICS (zaproszeń kalendarzowych) – wcześniej nowy klient nie potrafił importować wydarzeń z takich plików. Również zapis wiadomości na dysku jest ograniczony: można zapisać maila tylko jako plik .EML (MHTML), podczas gdy stary Outlook oferował formaty MSG, TXT, HTML, MHT – jednak od marca 2024 nowy Outlook przynajmniej potrafi otworzyć pliki MSG i OFT (choć ich nie zapisze).
• Interfejs i personalizacja: Użytkownicy klasycznego Outlooka przywykli do szerokich możliwości dostosowywania interfejsu – np. dodawania przycisków do Paska Szybkiego Dostępu, zmiany układu wstążki, własnych kategorii kolorów, widoków folderów itp. Nowy Outlook, będąc de facto klonem Outlook Web, oferuje mniej opcji personalizacji. Nie ma klasycznej wstążki Ribbon (zamiast tego jest uproszczony pasek narzędziowy podobny do tego z OWA, z częścią opcji schowaną pod menu „Więcej czynności”). Nie ma też możliwości dowolnego dodawania ikon akcji ani nagrywania makr. Dla podstawowych zastosowań te ograniczenia nie będą kluczowe, ale zaawansowani użytkownicy mogą odczuć, że interfejs jest “słabo konfigurowalny” i zbyt uproszczony – stąd określenia o pewnej “infantylizacji” nowego Outlooka. Wygląd jest nowoczesny, lecz okupiony mniejszą gęstością informacji na ekranie (więcej pustej przestrzeni, co przy dużych monitorach i wielu mailach może oznaczać częstsze przewijanie listy). Na chwilę obecną nowy klient nie wspiera np. trybu kompaktowego wyświetlania listy (gdzie w klasyku można było włączyć bardzo gęsty widok tabelaryczny). Pewne zaawansowane ustawienia widoku (np. formatowanie warunkowe listy wiadomości według kryteriów) były niedostępne w pierwszych wersjach, ale sukcesywnie je dodawano – formatowanie warunkowe zostało wprowadzone do nowego Outlooka we wrześniu 2023. Można się spodziewać, że kolejne niszowe funkcje (choćby edycja kolumn widoku folderu) będą pojawiać się z czasem, lecz na starcie sporo z nich brakowało.
• Powiadomienia, integracja z systemem: Jako że nowy Outlook to hybryda aplikacji webowej, obsługa powiadomień systemowych przysparzała problemów. Aplikacje PWA mają tendencję do usypiania w tle, co powoduje brak powiadomień push o nowych mailach. Microsoft aby temu zaradzić, umieścił pewne komponenty aplikacji natywnie – dzięki temu nowy Outlook wyświetla powiadomienia o nowej poczcie nawet gdy jest zminimalizowany, podobnie do klasycznego (to była kluczowa przewaga natywnej aplikacji nad wersją przeglądarkową). Niemniej niektórzy użytkownicy zgłaszali niekiedy opóźnienia lub brak spójności powiadomień w nowym kliencie w porównaniu do starego. To obszar, w którym trwają poprawki. Z rzeczy pozytywnych – nowy Outlook na Windows 11 integruje się z centrum powiadomień systemu, a także oferuje widżet z kalendarzem i zadaniami.

Podsumowując, nowy Outlook w momencie wejścia na rynek (2024/2025) ustępował klasycznemu pod względem funkcjonalności w wielu obszarach. Brak pełnej obsługi PST (zapisu plików, tylko odczyt), brak integracji z wieloma narzędziami, mniejsza elastyczność – wszystko to sprawia, że profesjonalni użytkownicy mogą odczuwać nową aplikację jako krok wstecz. Microsoft argumentuje jednak, że większość brakujących funkcji zostanie dodana przed finalnym wyłączeniem klasyka, a część z nich w ogóle nie jest już pożądana (jak np. przestarzałe PST czy makra VBA, które bywają źródłem problemów bezpieczeństwa). Rzeczywiście, obserwując mapę drogową rozwoju nowego Outlooka, widać szybkie tempo uzupełniania luk: dodano S/MIME (obsługę podpisów cyfrowych i szyfrowania poczty) w styczniu 2025, dodano możliwość przeciągnij-i-upuść załączników do eksploratora Windows w tym samym czasie (czego początkowo brakowało), wprowadzono wsparcie dla formatów ICS, OFT, MSG (odczyt) itd. Microsoft zapewnia, że kieruje się priorytetami użytkowników przy kolejności wdrażania funkcji – stąd np. obsługa wielu kont jednocześnie była kluczowa i jest dostępna (można w jednym nowym Outlooku mieć kilka skrzynek Exchange/Outlook.com plus np. Gmail, co początkowo nie działało w preview), obsługa udostępnionych skrzynek i folderów – krytyczna dla firm – również została dodana w trakcie rozwoju (choć z pewnymi problemami wydajnościowymi na początku). Niemniej pewnych rzeczy nowy Outlook prawdopodobnie nigdy nie zaoferuje – np. wsparcia dla makr i dodatków COM (to świadoma decyzja odejścia od starej technologii). Dla użytkowników oznacza to konieczność zmian przyzwyczajeń lub znalezienia alternatywnych sposobów (np. zamiast makra Outlooka – osobna aplikacja korzystająca z API chmurowego).

Wydajność i praca z dużymi skrzynkami pocztowymi

Jednym z praktycznych aspektów, który niepokoi doświadczonych użytkowników, jest wydajność nowego Outlooka – zwłaszcza w przypadku bardzo pojemnych skrzynek pocztowych, obsługi protokołów IMAP oraz działania w środowiskach z tysiącami wiadomości. Wielu użytkowników (zarówno firmowych, jak i prywatnych) posiada konta e-mail, w których przechowują dziesiątki lub setki tysięcy wiadomości z wielu lat. Klasyczny Outlook był do takich zastosowań przygotowany: co prawda ogromne pliki PST/OST (powyżej 50 GB) potrafiły spowalniać program, ale istniały opcje archiwizacji czy ustawienia zakresu synchronizacji, które pozwalały to regulować. Kluczowe było to, że przy włączonym trybie buforowanym cała zawartość skrzynki (lub zadany zakres czasowy) była przechowywana lokalnie, co umożliwiało szybkie przeszukiwanie i przeglądanie poczty bez ciągłego pobierania z serwera.

 

Nowy Outlook z założenia działa bliżej modelu online – czyli w dużej mierze polega na łączności z serwerem przy wyświetlaniu poczty. Domyślnie trzyma tylko 7 dni offline, a maksymalnie 180 dni. Oznacza to, że jeśli masz np. 5 lat poczty w skrzynce, to otwierając folder Odebrane zobaczysz od razu ostatnie pół roku (bo to jest zbuforowane), ale przewijając dalej program będzie musiał “dociągać” starsze maile z sieci. Przy bardzo dużej liczbie elementów może to powodować odczuwalne opóźnienia – każdorazowo, gdy dojdziemy do końca już załadowanej porcji, aplikacja pobierze kolejną partię z serwera. Użytkownicy wskazują, że w nowym Outlooku proste czynności, jak przewijanie listy czy kopiowanie wiadomości, potrafią trwać dłużej niż w klasycznym. Szczególnie widać to właśnie przy “głębokich” skrzynkach – tam, gdzie stary Outlook błyskawicznie przeszukiwał lokalny indeks, nowy musi czekać na odpowiedź serwera (chyba że szukamy czegoś z ostatnich 6 miesięcy). Microsoft oczywiście zaimplementował w nowym kliencie wyszukiwanie serwerowe – jest ono mocno zoptymalizowane po stronie Exchange Online, ale w praktyce i tak wymaga stałego połączenia i może być mniej interaktywne. Dla użytkowników offline (np. w podróży samolotem, w terenie) problem jest jasny: jeśli potrzebujesz dostępu do starszej korespondencji, musisz wcześniej ręcznie przenieść ją do folderu “Offline” w nowym Outlooku lub pogodzić się z brakiem wglądu do niej bez internetu. To zmiana filozofii – Outlook staje się klientem “on-line first”.

 

W przypadku kont IMAP (np. prywatnych skrzynek od dostawcy hostingu) potencjalny problem to brak pełnej synchronizacji. Klasyczny Outlook pobierał całą zawartość folderu IMAP lokalnie (chyba że wybrano tylko nagłówki). Nowy Outlook prawdopodobnie zachowuje się podobnie jak z Exchange – czyli trzyma do 180 dni lokalnie. Jeżeli ktoś ma np. 100 tysięcy maili na koncie IMAP z ostatnich 5 lat, to nowy klient będzie działał płynnie dla ostatniego półrocza, a poruszanie się po starszych wiadomościach może być ociężałe (każdorazowo musi wyświetlić kolejne partie). Ponadto, architektura z chmurą pośredniczącą (o której wspomniano wyżej) może wprowadzać dodatkowe opóźnienie – wiadomość przechodzi przez serwery Microsoft Graph, zanim pojawi się w naszym kliencie.

 

Z drugiej strony, warto zauważyć, że dla przeciętnego użytkownika z niezbyt wielką skrzynką (np. kilka tysięcy maili) nowy Outlook działa porównywalnie, a czasem nawet szybciej w pewnych aspektach. Na przykład instalacja nowego Outlooka jest błyskawiczna (aplikacja zajmuje ~30 MB, pobiera się w minutę), a uruchomienie świeżej konfiguracji jest kwestią zalogowania – nie trzeba czekać na długą początkową synchronizację całej skrzynki, bo program pokazuje interfejs od razu i dociąga zawartość w locie. Dla kogoś, kto ma skrzynkę w Exchange Online, pierwsze uruchomienie nowego Outlooka może być sprawniejsze niż w klasycznym, który najpierw tworzył plik OST i np. indeksował zawartość przez dłuższy czas. Również obciążenie zasobów lokalnych (CPU, RAM, dysk) może być inne: stary Outlook bywał głodny pamięci przy gigabajtowych skrzynkach i intensywnie korzystał z dysku (plik OST). Nowy klient bardziej obciąża sieć i przeglądarkowy silnik renderowania, ale za to (teoretycznie) mniej zapisuje na dysku. Microsoft chwalił się też, że nowy Outlook zużywa mniej miejsca na dysku i ma mniejszy ślad instalacji – to prawda, bo nie przechowuje latami danych offline (coś za coś).

 

Mimo to, w środowiskach profesjonalnych, gdzie skrzynki potrafią być olbrzymie, a użytkownicy pracują intensywnie z pocztą, doświadczenie “online’owego” Outlooka może być frustrujące. Administratorzy IT zalecają więc na razie ostrożność – wielu z nich nie spieszy się z migracją w firmach, dopóki nowy Outlook nie udowodni, że dorównuje wydajnością staremu w takich scenariuszach. Warto też wspomnieć, że wersja Outlooka na Mac już od pewnego czasu działa na podobnej zasadzie (bez nieograniczonego pliku OST) i tamtejsi użytkownicy nauczyli się z tym żyć – Microsoft wskazuje, że np. na macOS Outlook działał od dawna w trybie “prawie online” i wielu użytkowników było zadowolonych. Być może wraz z poprawą infrastruktury sieciowej oraz upływem lat (nowsze e-maile zastępują stare) różnica ta będzie mniej odczuwalna. Na ten moment jednak jeśli masz w skrzynce dziesiątki tysięcy wiadomości lub korzystasz z wielu współdzielonych folderów, powinieneś gruntownie przetestować nowy Outlook przed porzuceniem klasycznego – zwróć uwagę, czy da się sprawnie wyszukać i otworzyć starsze maile, jak szybko ładują się duże foldery, czy nie ma opóźnień w synchronizacji itp.

Zalety nowego Outlooka z perspektywy użytkownika

Choć większość powyższych sekcji skupia się na brakach i problemach, warto wspomnieć też o atutach nowego Outlooka z punktu widzenia użytkownika końcowego. Oto kilka potencjalnych korzyści, które może dostarczyć nowa aplikacja:

• Spójne doświadczenie na różnych urządzeniach: Jeśli korzystasz z Outlooka na Windows, Mac, a także z webowej wersji na innych komputerach – nowy Outlook zapewnia niemal identyczny interfejs i układ funkcji wszędzie. Ułatwia to przesiadanie się między platformami. Klasyczny Outlook dla Windows wyglądał i działał zupełnie inaczej niż Outlook Web czy Outlook na Mac; teraz ta różnica się zaciera. Użytkownicy, którzy przyzwyczają się do nowego interfejsu, będą mogli intuicyjnie obsługiwać pocztę na dowolnym urządzeniu.
• Mniej kłopotów z profilami i konfiguracją: Dzięki temu, że konta są przechowywane w chmurze, koniec z ręcznym eksportowaniem plików PST przy migracji na nowy komputer czy żmudnym odtwarzaniem ustawień. Wystarczy zalogować się swoim kontem Microsoft 365, a Outlook automatycznie zaproponuje dodanie wszystkich skrzynek, z których korzystaliśmy (ew. poprosi tylko o hasła do nie-Microsoftowych kont w celu autoryzacji). Dla użytkowników domowych to spore ułatwienie – np. kupując nowy komputer czy przeinstalowując system, nie muszą pamiętać ustawień serwerów poczty ani kopiować danych.
• Nowe funkcje oparte na chmurze i AI: Nowy Outlook jest projektowany z myślą o integracji z usługami Office 365. Przykładem jest wspomniany Microsoft 365 Copilot – asystent oparty na sztucznej inteligencji, który potrafi podsumować długą rozmowę e-mail, zaproponować odpowiedź czy wygenerować listę zadań z treści maili. Takie możliwości są dostępne (dla subskrybentów Copilot) bezpośrednio w nowym Outlooku z poziomu okna wiadomości. Klasyczny Outlook prawdopodobnie nie uzyska tak głębokiej integracji z Copilotem (poza ewentualnie uruchamianiem osobnej aplikacji). Również komponenty Loop – element szerszej koncepcji Microsoftu dotyczącej współpracy – działają natywnie w nowym kliencie (choć co ciekawe, zaimplementowano je też w klasycznym, pokazując że nie wszystko jest zarezerwowane dla nowego).
• Szybkie aktualizacje i poprawki: Ponieważ nowy klient jest mocno powiązany z komponentami webowymi, Microsoft może wdrażać poprawki po stronie serwera bez konieczności pobierania dużych pakietów instalacyjnych przez użytkownika. Oczywiście sama aplikacja też jest aktualizowana (przez Microsoft Store lub Windows Update), ale np. dodanie nowej opcji w menu czy poprawienie działania jakiejś funkcji może nastąpić “w tle” wraz z aktualizacją usługi, a nie dopiero przy następnej dużej łatce Office. Dla użytkowników oznacza to, że zgłoszone błędy mogą być naprawiane szybciej, a nowe funkcje pojawiać się stopniowo niemal co miesiąc.
• Niższe obciążenie urządzenia: To może być dyskusyjne, ale w pewnych scenariuszach nowy Outlook będzie lżejszy. Jak zauważył jeden z polskich portali w swoim artykule– klasyczny Outlook kojarzył się administratorom z “chwiejny plikiem PST i dziurawym mechanizmem automatyzacji”. Z kolei nowy Outlook to zaledwie ~30 MB aplikacji do pobrania, a dane w chmurze – mniej problemów z utykającymi plikami danych czy reindeksacją wyszukiwania. Dla użytkownika końcowego potencjalnie mniej problemów typu “plik PST uległ uszkodzeniu”, “muszę naprawić bazę danych Outlooka” itp. Również na starszych/słabszych komputerach nowy Outlook może działać bardziej responsywnie, gdy skrzynka jest mała – bo nie musi wczytywać do pamięci całej historii poczty. Oczywiście, gdy skrzynka jest ogromna, rośnie wykorzystanie sieci – więc tu korzyść może być odczuwalna głównie dla tych, którzy nie mają aż tak dużo danych lub mają bardzo dobre łącze.
• Tryb darmowy dla użytkowników bez subskrypcji: Nowy Outlook przejął rolę uniwersalnej aplikacji poczty na Windows. W efekcie każdy użytkownik Windows 10/11 może go używać za darmo do obsługi swoich prywatnych e-maili (tak jak wcześniej aplikacji Poczta). Jeśli ktoś nie ma subskrypcji Office i nie kupił Outlooka, nowy klient i tak działa – logowanie kontem Microsoft skutkuje dostępem do podstawowych funkcji (ale np. wyświetlane są wówczas reklamy w skrzynce Outlook.com). To akurat mniej istotne dla subskrybentów MS 365, którzy i tak mają licencję, ale warto wiedzieć, że nowy Outlook posłuży też masowemu odbiorcy jako bezpłatny klient (co może przełożyć się na jego dalszy rozwój napędzany potrzebami milionów użytkowników).

Oczywiście powyższe zalety nie zmieniają faktu, że dla wielu użytkowników klasyczny Outlook jest w tej chwili narzędziem dojrzalszym i bogatszym, ale pokazują, że nowy klient to nie tylko “zabranie funkcji”, ale też dodanie pewnych nowych możliwości. Microsoft stara się przekonywać, że zmiany służą zwiększeniu produktywności – np. integracja z To Do i jednolita lista zadań (e-maile oflagowane jako zadania pojawiają się w To Do), możliwość tworzenia wydarzeń z poziomu wiadomości (tzw. schedule an email), szybko działające reakcje na maile (emoji) jak w komunikatorach, czy ulepszony mechanizm proponowania odpowiedzi i tłumaczenia wiadomości. Wielu z tych rzeczy klasyczny Outlook nie miał lub miał w ograniczonym zakresie.

Jak pozostać przy klasycznym Outlooku (na razie) – porady

Zmiany wprowadzane przez Microsoft są rozłożone w czasie i użytkownicy mają jeszcze pewne możliwości, by uniknąć przymusowego przejścia na nowy Outlook w najbliższym czasie. Oto kilka praktycznych wskazówek zarówno dla mniej zaawansowanych, jak i dla administratorów oraz użytkowników zaawansowanych, które pozwolą utrzymać klasycznego klienta tak długo, jak będzie to możliwe i wygodne:

• Nie włączaj przełącznika “Wypróbuj nowy Outlook”, jeśli nie chcesz testować nowej wersji. Brzmi to banalnie, ale dopóki jesteśmy w fazie opcjonalnej, to użytkownik decyduje. Przycisk (suwak) „Nowy Outlook” znajduje się w prawym górnym rogu okna klasycznego Outlooka. Jeśli go nie przełączysz, pozostaniesz w starej wersji tak długo, jak Microsoft jej nie wymusi. Wiele osób przypadkowo kliknęło ten suwak z ciekawości – pamiętaj, że po przełączeniu aplikacja może zapytać o import kont i ustawi się domyślnie jako klient pocztowy, ale nadal można wrócić (patrz kolejny punkt).
• Jak wrócić do klasycznego Outlooka po włączeniu nowego? Obecnie (rok 2025) w nowym Outlooku dostępny jest przycisk „Przełącz na klasyczny Outlook” (Go back to classic Outlook) w menu aplikacji. Jego kliknięcie spowoduje zamknięcie nowego i ponowne otwarcie klasycznego klienta – powrót powinien nastąpić płynnie w ciągu kilku sekund. Uwaga: zapowiedziano, że od maja 2025 zachowanie tego przycisku się zmieni – zamiast zamykać nową aplikację, będzie ją minimalizować i uruchamiać klasyka jednocześnie. To drobna zmiana, ale warta odnotowania. Ważne też, by klasyczna aplikacja była zainstalowana w systemie. Jeśli kupiłeś nowy komputer z Windows 11, który miał preinstalowany tylko nowy Outlook (bez pełnego Office), może zajść potrzeba zainstalowania klasycznego Outlooka samodzielnie. Subskrybenci Microsoft 365 mogą to zrobić poprzez panel Office (wybierając aplikacje do zainstalowania). W niektórych przypadkach przycisk “Go to classic Outlook” w nowej aplikacji sam inicjuje instalację starego klienta, ale bywało zgłaszane, że ten mechanizm nie działa w 100% niezawodnie – najlepiej upewnić się, że pakiet Office (Office Apps) jest zainstalowany lokalnie.
• Wyłącz automatyczne przełączanie na nowy Outlook. Microsoft wprowadził opcję (i odpowiadającą jej politykę) kontrolującą automigrację. W klasycznym Outlooku można znaleźć to ustawienie w Plik -> Opcje -> Ogólne -> “Nowy Outlook”. Jest tam pole wyboru pozwalające na Automatyczne przełączanie na nowy Outlook. Należy je odznaczyć, jeśli chcesz mieć pewność, że w ramach etapu opt-out program sam cię nie przeniesie. Według dokumentacji, użytkownicy otrzymają też powiadomienie przed automatycznym przełączeniem – jeśli je zobaczysz, zareaguj i zrezygnuj, o ile nie jesteś gotowy na zmianę. Ta opcja jest domyślnie włączona (Microsoft zakłada automigrację), więc warto ją sprawdzić już teraz. W środowisku firmowym administrator może centralnie wymusić wyłączenie automatycznej migracji – istnieje polityka “NewOutlookMigrationUserSetting”, którą można ustawić na wartość 0 (disabled) w rejestrze lub GPO, co zablokuje automatyczne przenoszenie użytkowników.
• Ukrycie przełącznika “Try the new Outlook”. W komputerach firmowych administrator może całkowicie ukryć użytkownikom przycisk przełączania na nowy Outlook, by nie kusił i nie mylił. Służy do tego polityka “Hide the Try the new Outlook toggle” – dostępna jako ustawienie w chmurze lub wpis w rejestrze Windows. Ustawienie odpowiedniej wartości w rejestrze (HideNewOutlookToggle = 0) spowoduje, że w ogóle nie będzie widać opcji nowego interfejsu. To dobre rozwiązanie, jeśli w organizacji planujemy zostać przy klasycznym Outlooku przez najbliższe miesiące lub lata i nie chcemy, by użytkownicy przypadkiem się przełączyli (co generuje pytania i wsparcie IT).
• Blokada instalacji nowego Outlooka przez Windows Update. Jak wspomniano, w Windows 10 od aktualizacji z lutego 2025 nowy Outlook jest dodawany do systemu automatycznie. Administratorzy mają możliwość zapobieżenia temu na Windows 10 poprzez dodanie klucza rejestru wstrzymującego instalację (reguła BlockedOobeUpdaters wskazująca “MS_Outlook”). Na Windows 11 23H2 nowy Outlook i tak jest fabrycznie obecny, ale można go odinstalować dla wszystkich użytkowników poleceniem PowerShell (Remove-AppxProvisionedPackage) i usunięciem odpowiedniego wpisu orchestratora. Po takim zabiegu nawet przyszłe aktualizacje Windows nie będą już przywracać tej aplikacji. Dla użytkownika domowego to dość zaawansowana operacja, ale jeśli ktoś naprawdę nie życzy sobie mieć nowego Outlooka w systemie, to jest to wykonalne. Alternatywnie, można po prostu zignorować jego obecność – posiadanie zainstalowanej aplikacji nie oznacza przecież konieczności używania jej.
• Trzymanie się licencji wieczystej Office. Jeżeli jesteś użytkownikiem indywidualnym lub firmą, która nie potrzebuje akurat subskrypcji, jednym ze sposobów na uniknięcie nowego Outlooka na dłużej może być korzystanie z klasycznej wersji pakietu Office z licencją stałą (np. Office 2021 lub nowy Office 2024 LTSC). Te wersje nadal zawierają starego Outlooka i nie będą aktualizowane do nowego interfejsu. Microsoft potwierdził, że będzie je wspierał do końca ich cyklu życia (2026 dla Office 2021 i 2029 dla Office 2024). Oczywiście to rozwiązanie ma swoje minusy (brak nowych funkcji, brak aktualizacji innych niż krytyczne poprawki), ale dla osób ceniących stabilność i niechcących zmiany może być wyjściem awaryjnym. Warto jednak pamiętać, że po 2029 roku kolejna ewentualna wersja Office LTSC prawdopodobnie już też dostanie tylko nowego Outlooka – więc to odroczenie nie jest wieczne.
• Testowanie nowego Outlooka równolegle. Jeżeli jesteś zaawansowanym użytkownikiem, zalecamy jednak oswojenie się z nowym Outlookiem zawczasu, zanim stanie się obligatoryjny. Można to zrobić dość bezpiecznie: Microsoft umożliwia uruchomienie obu wersji obok siebie (choć nie z tym samym profilem jednocześnie). Na jednym komputerze można równolegle zainstalować nowy Outlook (co i tak nastąpi przez Windows Update) i normalnie używać klasycznego. Nowa aplikacja trzyma dane konfiguracyjne oddzielnie, więc nie popsuje ustawień starej. Dzięki temu można np. sporadycznie uruchamiać nowego klienta, dodawać do niego konta i sprawdzać, czy już obsługuje wszystkie potrzebne nam funkcje. Microsoft udostępnia nawet tryb “side-by-side”, w którym oba Outlooki można uruchomić jednocześnie – wymaga to co prawda pewnej sztuczki (uruchomienia klasycznego w specjalnym trybie), ale jest opisane w dokumentacji. Dla większości ludzi wygodniej będzie jednak po prostu testowo przełączać się i wracać za pomocą wbudowanego suwaka. W każdym razie, rekomendujemy: spróbuj nowego Outlooka zanim zostaniesz do niego zmuszony. Być może okaże się, że nie jest tak źle, a pewne nowe rozwiązania nawet Ci się spodobają – a jeśli natkniesz się na brak funkcji kluczowej dla Ciebie, będziesz przynajmniej wiedzieć, o co pytać lub co meldować do działu IT.
• Śledź aktualizacje i komunikaty Microsoftu. Skoro zmiana jest nieunikniona, warto być na bieżąco. Microsoft publikuje informacje o postępach migracji na swoich blogach TechCommunity oraz w dokumentacji Microsoft 365. Zapowiadane jest z wyprzedzeniem np. włączenie etapu opt-out dla kolejnych klientów, czy wycofanie wsparcia dla jakiejś starej funkcji. Dzięki temu można odpowiednio wcześniej reagować (np. poinformować użytkowników, przeszkolić ich, zaktualizować wewnętrzne procedury). Jeśli jesteś administratorem, sprawdzaj centrum administracyjne Microsoft 365 – Message Center, gdzie pojawiają się komunikaty o planowanych zmianach dotyczących Outlooka. Użytkownicy indywidualni mogą z kolei czerpać wiedzę ze źródeł takich jak blog Outlooka czy fora (wiele osób dzieli się tam wskazówkami, jak radzić sobie z nową wersją).

Na koniec należy podkreślić: klasyczny Outlook prędzej czy później przejdzie do historii, podobnie jak stało się z wieloma innymi długo rozwijanymi aplikacjami. Microsoft wyznaczył już kierunek i raczej nie wycofa się z niego, bo utrzymywanie dwóch odmiennych klientów poczty na dłuższą metę nie ma biznesowego uzasadnienia. Użytkownicy niewidomi i wymagający, którzy czują się potraktowani nie fair (bo zabiera im się ulubione narzędzie pracy i zastępuje – ich zdaniem – protezą dostosowaną pod producenta, a nie pod nich), mają słuszne powody do krytyki. Trzeba jednak oddać, że Microsoft nie zamierza pozostawić tych problemów bez rozwiązania – firma aktywnie rozwija nowy Outlook, by uczynić go godnym następcą. Krytycy nazywają to “doganianiem własnego produktu sprzed lat”, ale jeśli migracja ma się udać, to nowa aplikacja rzeczywiście musi spełnić oczekiwania profesjonalistów. Stąd ciągłe aktualizacje dodające kolejne funkcje i usprawnienia.

Podsumowanie

Nowy Outlook to zmiana epokowa dla ekosystemu Microsoft 365 – przejście z dojrzałej, bogatej w możliwości aplikacji Win32 na zunifikowany klient webowy. Dla użytkowników profesjonalnych oraz osób niewidomych i słabowidzących wiąże się to z szeregiem wyzwań: od brakujących na razie funkcji, przez potencjalne problemy z dostępnością, po zmianę wieloletnich przyzwyczajeń. Obawy, że “Microsoft zabiera dobrze działający produkt, dając w zamian prostszą protezę”, nie są bezpodstawne – w początkowej fazie nowy Outlook istotnie ograniczał wiele funkcjonalności cenionych przez zaawansowanych użytkowników. Z czasem jednak większość braków jest uzupełniana, a pewne archaiczne elementy (jak pliki PST, czy automatyzacja w oparciu o COM/VBA) są zastępowane nowoczesnymi odpowiednikami lub usługami w chmurze. Microsoft argumentuje, że zmiana ta w dłuższej perspektywie wyjdzie użytkownikom na dobre – pozwoli skupić rozwój na jednej aplikacji, szybciej wprowadzać innowacje i poprawki oraz zapewnić spójne doświadczenie na wszystkich urządzeniach.

 

Z punktu widzenia użytkownika najbliższe lata (2025–2026) to przede wszystkim okres decyzji i przygotowań. Jeśli ktoś absolutnie nie chce rezygnować z klasycznego Outlooka – ma jeszcze taką możliwość, stosując wymienione wyżej metody powstrzymania migracji. Warto jednak zawczasu przygotować plan B, bo docelowo przesiadka będzie obowiązkowa (najpóźniej w 2029, a dla większości z nas zapewne wcześniej). Dla firm oznacza to analizę, które procesy mogą zostać przerwane (np. integracje przez COM), i poszukiwanie alternatyw. Dla użytkowników indywidualnych – decyzję, czy zostać przy ekosystemie Outlooka, czy np. rozejrzeć się za innym klientem poczty spełniającym ich potrzeby (jak Thunderbird, eM Client, Mailbird czy inne), przynajmniej dopóki nowy Outlook nie dojrzeje.

 

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł uporządkować pytania i wątpliwości związane z tematem “Outlook nowy vs klasyczny”. Niezależnie od osobistych odczuć wobec tej zmiany, jedno jest pewne – nadszedł czas, by się na nią przygotować. Świadome korzystanie z dostępnych opcji (opt-out, polityki) pozwoli odwlec migrację do momentu, gdy będziemy na nią gotowi. A gdy już nastąpi, kluczem będzie znajomość nowego interfejsu i świadomość, jakie rozwiązania zastępują utracone funkcje. Microsoft zapewnia, że słyszy głosy społeczności – miejmy nadzieję, że najbardziej palące problemy (jak dostępność dla niewidomych czy wydajność przy dużej skali danych) zostaną w pełni zaadresowane, zanim stary dobry Outlook odejdzie na zasłużoną emeryturę.

 

Źródła:

• Microsoft 365 Learn – Progressive stages of migration to new Outlook (harmonogram migracji Outlook)learn.microsoft.comlearn.microsoft.com
• Blog 2WTech – Microsoft Transitions Users to New Outlook Beginning January 2025 (daty automatycznej migracji dla kont personal, Business, Enterprise)2wtech.com2wtech.com
• CodeTwo Admin’s Blog – See how the new Outlook for Windows is different… (omówienie różnic funkcjonalnych nowy vs klasyczny Outlook, stan na maj 2025)codetwo.comcodetwo.com
• Microsoft Accessibility Blog – Accessibility and Usability Improvements in the new Outlook for Windows (usprawnienia dostępności, obsługa czytników ekranu w nowym Outlooku)blogs.microsoft.comblogs.microsoft.com
• Wpis na reddit (r/sysadmin) cytujący dokumentację Microsoftu – wsparcie klasycznego Outlooka i koniec wsparcia do 2029, kwestia licencji wieczystych vs subskrypcjereddit.com
• Mailbird Blog – Don’t Let Microsoft Force You Into Web Outlook – Keep Desktop Power (opis wad nowego Outlooka z perspektywy użytkownika, utracone funkcje: offline, PST, dodatki COM)getmailbird.comgetmailbird.com
• NoLongerSet Blog – Breaking Changes: New Outlook Auto-Migration Begins January 2025 (analiza wpływu nowego Outlooka na automatyzacje, eliminacja COM/VBA)nolongerset.comnolongerset.com
• Dobreprogramy – “Nowy Outlook nie nadaje się do użytku” (opinia, krytyczne spojrzenie na nową aplikację, różnice architektoniczne)dobreprogramy.pldobreprogramy.pl

Data: 18 września 2025

Miejsce: Enabling Village, Singapur + uczestnictwo online (relacje i nagrania wybranych wystąpień)

Organizator: Zero Project (Essl Foundation) we współpracy z agencją SG Enable

Wprowadzenie

W dniu 18 września 2025 roku w Singapurze odbyła się druga edycja regionalnego sympozjum Zero Project dla regionu Azji i Pacyfiku, zorganizowanego wspólnie z SG Enable. Wydarzenie stanowiło część tygodnia poświęconego inkluzji cyfrowej i społecznej — w tym towarzyszącej konferencji ILO Global Business & Disability Network Asia Pacific 2025, która odbyła się 16–17 września w tym samym miejscu.

Kto uczestniczył i jakie było przesłanie?

Uczestnikami byli innowatorzy, liderzy społeczności osób z niepełnosprawnościami, decy­denci, przedsiębiorcy społeczni i eksperci ds. technologii. Tematyka koncentrowała się na dostępności cyfrowej, włączeniu społecznym i zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami, a także na roli technologii asystujących w rozwijających się gospodarkach regionu.

Program i model wydarzenia

Sympozjum miało formę spotkania stacjonarnego z relacjami i nag­raniami wybranych sesji, a nie pełną formułę hybrydową. Enabling Village w Singapurze zostało wybrane jako symboliczne miejsce — centrum technologii i innowacji na rzecz inkluzji.

Program obejmował:

• Panele dyskusyjne poświęcone dostępności cyfrowej, współpracy transgranicznej, turystyce dostępnej i tworzeniu inkluzywnych przestrzeni.

• Prezentacje praktyków i organizacji z sieci Zero Project oraz partnerów SG Enable, przedstawiające realne wdrożenia z regionu Azji i Pacyfiku.

• Sesje networkingowe łączące sektory: publiczny, prywatny i społeczny.

• Zwiedzanie Tech Able i Enabling Village — jako przykładów dobrych praktyk w zakresie dostępności architektonicznej i technologicznej.

Szczególne cechy i inicjatywy

• Współorganizacja z SG Enable — kluczowym partnerem Zero Project w regionie, odpowiedzialnym za koordynację działań w Azji i Pacyfiku.

• Publikacja raportu „Champions of Inclusive Spaces” — 10 studiów przypadków i 20 krótkich recenzji rozwiązań sprzyjających tworzeniu dostępnych przestrzeni; raport opracowano we współpracy Zero Project i SG Enable.

• Wydarzenia towarzyszące: dzień wcześniej konferencja ILO GBDN Asia Pacific (16–17 września 2025), dzień później — Inclusive Tech Forum Southeast Asia (19 września 2025, Microsoft Singapore, organizator: UnExcluded).

Znaczenie i wnioski

• Sympozjum stanowi regionalny pomost między globalną siecią Zero Project a lokalnymi innowatorami w Azji i Pacyfiku.

• Pokazuje, jak adaptować globalne dobre praktyki do realiów regionu — w tym technologie asystujące dla krajów o niższych zasobach.

• Podkreśla rolę współpracy międzynarodowej i partnerstw takich jak Zero Project, SG Enable oraz ILO w wzmacnianiu inkluzji społecznej i zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.

Co to oznacza dla czytelników NiewidomyProgramista.pl

• Dla programistów i projektantów: inspirujący przykład łączenia użytkowników, decydentów i liderów technologicznych w jednym ekosystemie.

• Dla specjalistów ds. dostępności: model partnerskiej współpracy między organizacjami ONZ a agencjami lokalnymi, zwiększający skalę realnego wpływu.

• Dla NGO i działaczy: regionalny schemat działania, który można adaptować również w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej.

Podsumowanie

Zero Project Asia-Pacific Symposium 2025 to wydarzenie, które łączy globalne idee, lokalne innowacje i realne działania na rzecz osób z niepełnosprawnościami. Singapurska edycja otworzyła kolejny rozdział inkluzji w regionie — poprzez wymianę doświadczeń, prezentację dobrych praktyk i budowanie strategii przyszłości. Dla społeczności NiewidomyProgramista.pl stanowi to inspirujący przykład współpracy międzynarodowej oraz technologiczno-społecznego podejścia do dostępności.

Źródła:

https://zeroproject.org/AsiaPacific

https://zeroproject.org/news-publications/press-releases

https://www.sgenable.sg/zero-project-apac/about-us

https://www.ilo.org/global/topics/disability-and-work/global-business-disability-network/events/lang–en/index.htm

https://unexcluded.org/inclusive-tech-forum-southeast-asia-2025

Kampania społeczna „Niezwykłe Wakacje dla Młodego Programisty” współfinansowana ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021–2030.